分かりやすい簡単なISO9001活用術~分かりにくさと3つの運用ポイント~

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なぜISO9001が分かりにくいか

2008年ISO9001の改訂をきっかけにして、多くの企業でIO9001の導入が進みました。もはや、認証取得は取引の前提条件としている企業も多く、現在、2015年版に改訂した後でも、導入や認証維持の活動が全国で行われています。

そんな中、相変わらず聞くのが

「ISOって良く分からない。。」
「ISOが難しい。。」

という言葉です。

ここでは、一つの例を挙げて、なぜ難しいかを紹介します。

組織は,組織の目的及び戦略的な方向性に関連し,かつ,その品質マネジメントシステムの意図した結果を達成する組織の能力に影響を与える,外部及び内部の課題を明確にしなければならない。
引用:JIS Q 9001:2015

ISO9001を和訳したJIS Q 9001の一文ですが、ツッコミどころ満載です。

「『組織の目的および戦略的な方向性』ってどういうこと?」
「『品質マネジメントシステムの意図した結果』ってなに?」
「『品質マネジメントシステムの意図した結果を達成する組織の能力に影響を与える』ってどういうこと?」
「『外部及び内部の課題』って例えばどういうこと?」

のように、このたった一文でもよ~く考えなければ分からないことばっかりなんです。

難しさのポイントは「抽象的過ぎる」の一言に尽きます。

世界標準であらゆることを網羅した表現にせざるを得ないので、そこを嘆いても仕方ありません。

じゃあどうすれば分かりやすくなるのかを考えていきましょう。

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分かりやすいISO9001とは

さて、先ほどの一文ですが、私が解説するとこうなります。

会社の掲げてる理念とかミッションとかあるでしょ。
御社で言うと、『利益は結果であって目的でない』とか『最高品質の追求』とか。

あとは、なんでISO入れたの?って目的があったはずでしょ。
『顧客満足の向上』とか。もしかしたら取引先の圧力とかレッテルが欲しいとかかもしれないけど(笑)
そういったものを実現するためには、会社にはヒトとかの能力が必要じゃないですか。

そんな会社のヒトとかの能力に影響を与える外部的な課題、例えば、少子高齢化とか、人口減による市場の縮小とか、御社の場合だと、電気自動車へのシフトによるガソリン車部品の需要縮小とかもあるかもしれませんね?
内部的な課題っていうのは、その外部的な課題と関連してる、例えば工業系の若手人材不足とか、既存事業の生産規模の縮小とか、生産性向上のIT活用技能不足とか。
そういう課題を会社の中ではっきり決めておいてちょうだいねってことです。

多少は分かりやすくなりましたか?(笑)

分かりやすくするポイントは2つです。

・お客さまの仕事に合わせた表現をする
・口語調(しゃべり口調)にする

これが、簡単そうで簡単にできないから苦労するんですね。

それでは、こういったことも踏まえながら、私が考えるISO9001を有効に活用するために大切なポイントを3つ紹介していきます。

ISO9001をうまく活用する3つのポイント

GEMBAコンサルティングがこれまで関わった実際の案件の一部を資料にまとめています。

無料でダウンロードできますので、こちらもぜひご参考になさってください。

GEMBAコンサルティングの【ISO9001 / プロセス改革】の実績事例はこちら
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ポイント1:ISO9001の要求事項を理解する

ヒヤリング

まずはなんと言っても基礎知識です。

いくらなんでも、基礎知識も何もなく、いきなりISO9001が簡単に分かるようにはなりません。

そこで、GEMBAコンサルティングでは、1回当たり1.5時間、最長で全6回の基礎講座を開設しています。

実施内容は、JIS Q 9001の要求事項をお客さまの仕事に合わせた事例に例えながら、上記で紹介したように解説していくことと、毎回クイズをしながら楽しくISO9001に触れていくことです。

要求事項がどんなことを言っているのかを理解していくとともに、そもそもの要求事項の“読み方”を体得していっていただきます。

何はともあれ、これができてスタートラインと言えることは確かです。

良くある失敗例は、導入をコンサルタントに丸投げしてしまったパターンです。

コンサルタントに言われるがままにマニュアルを作り、何が要求されているのかわからずにルールだけが突貫工事的に出来上がってしまっていると、残された従業員は全く理解できずにチンプンカンプンのままなんですね。

ISO9001を運用するのはあくまで従業員。

従業員に寄り添った理解をしていただくための講座が必要なんです。

ポイント2:内部で指摘できる環境づくり~内部監査の充実~

対面

ISO9001運用のカギは、内部監査です。

外部の審査を活用することも人とのやり方としてありますが、これだと片手落ちです。

むしろ“ソトヅラ”だけ良い仕組みになってしまい、現場がますます離れていってしまいます。

その理由は、外部審査では「適合性」しか審査できないのに対して、内部監査は「有効性」に触れることができるからです。

少し言い方を変えます。

外部審査は、適合性だけを審査すれば良いことになっており、有効性に関するアドバイスはしてはならないことになっています。

一方の内部監査は、仕組みの効果を直接的に監査することができるため、効果を生む仕組みかどうかに言及することができるため、仕組みの改善のきっかけを作りやすいです。

そうした内部監査プログラムや、内部監査プロセスを構築していくことこそ、ISO9001を有効に運用していくカギになると言えるでしょう。

ポイント3:勝手に大変にしない

ムチャぶり

これ、良くありがちな失敗です。

経験がある人もいるでしょう。

・文書ばっかりで書くのが面倒!
・いちいち記録ばっかりで紙が増えて大変!

ちなみに、ISO9001で管理を支持している文書化した情報は全部で20数種類です。

経営層から現場まで合わせて、全部で20数種類です。

ところが、ISO9001を導入している企業全体を見渡すと、20数種類では到底収まらない量の文書管理をしています。

それらは、企業自らがそう決めてしまっているんです。

ISO9001の要求では、「企業自らが決めたルールは守りましょう」という内容が盛り込まれています。

つまり、自分たちの首を自分たちで絞めているんです。

これは文書管理に限りません。

作業をしたかチェックする。チェックしたかをチェックする。。。

自分たちで勝手に大変にしないような仕組みづくりを心掛ける必要があります。

これは、内部監査や日常の不具合対策などを通じて、ひとつひとつ改善していくしかありません。

そんな問題解決能力も、ISO9001運用の大切な要素の一つです。

さいごに

ここまで紹介してきた内容は、私がたくさんの現場に触れてきた中ではっきり言えることです。

じゃあ具体的にどんなことをしているのか、これまで関わった実際の案件の中からいくつかピックアップして資料にまとめています。

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