間接業務を圧倒的に効率化!Excel-VBA活用法


今回は、業務改善手段の筆頭とも言える、
Excel-VBAについて一つエピソードを紹介していきます。

具体的なVBAの作成方法ではなく、
お客様の業務がどんな姿になるか、というエピソードです。

みなさまの日常業務にも当てはめながら、
Excel-VBA活用場面を想像してみてくださいね。

 




現状の業務

先日とあるお客様におじゃました際に、やはり業務効率化のお話になり、その中でも特に事務作業の効率化の話になりました。

そのお客様は、従業員20名で、事務作業をやられている方が2名でやっており、

「かなりキツイ!」

ということで具体的にお話を伺うことになり、作業内容のヒヤリングと観察をさせていただきました。

私から見た感じ、以下のような作業をしていました。

1.従業員が作業日報を入力
2.事務職員が作業日報を集計
・文字入力ミスチェック
・作業ナンバーと作業内容を照合
3.事務職員は集計した作業日報を週単位に再集計
4.週単位に集計された実績を月単位に再集計
5.月単位に集計された実績と給与計算を照合
6.週単位に集計された実績値を受注別に作業実績に集計
7.受注別作業実績をもとに請求額を計算して請求書を作成

さて、改めて文字にするとめんどくさそうだなぁと再認識させられます。

この一連の作業、主に一人の女性が担当しており、わからないことは別の女性が教えながら、答えながら、時には一緒に調べながら作業をしていらっしゃいます。

「この作業、どのくらい時間がかかってるんですか?」

と話を進めていくと、

なんと、35時間/月 かかっていました。

一日の勤務時間が8時間としても、1ヶ月のうち約1週間はこの作業をしていることになります。

従業員20名の会社でですよ!?

これはもったいない!!

Excel-VBAのご提案

そこで、Excel-VBAの提案をさせていただきました。

私が思う、間接業務効率化の王道です!

上記の作業は、以下のようになります。

1.従業員が作業実績を入力
・作業ナンバーにより作業内容を自動呼出し
・全角/半角も自動で半角統一
・作業実績データベースに自動登録
2.月ごとの作業実績集計値を自動出力
3.受注ごとの作業実績値を自動出力

これだけになります!!

これによって削減できる時間は、

32時間/月!!

お客様には喜んで提案を受け入れていただきました。

大事なこと

今回のエピソードで大事なことは、

Excel-VBAを使うこと

ではありません。

ことの本質は、

大変だなと思う作業をラクにする方法を探す・調べる

ということです。

この

・方法を探す
・専門家に相談する

ということに投資ができる経営者が少ない気がしています。

知識は資産です。投資をすることで得ることができるものです。

それに、“ナイ” ものは “ナイ” んです!

いくら頑張っても出てきません。

教えてもらうことに投資をするという考え方、

これを大切にしましょう。

チーム作りとの関連

さて、今回は、“チーム作り”という観点からは少しズレたように感じるかもしれませんが、このワークフローに関わる登場人物は、10名の実績入力する従業員・2名の集計事務作業員の合計12名がここに絡んでくるのです。

自分がやっている作業が他のどんなプロセスに紐づき、それがどんな問題を抱えているのか、理解して取り組んでいただかないといけませんね

間接作業の効率化は「働き方改革」のカギとも言えます。

ぜひ、Excel-VBAを活用してみてくださいね!

もう少し具体的に話を聞いてみたいという方は、
メールにてお気軽にご連絡ください!!





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