会議が劇的に進化!~議事録をみんなで作る会議進行術3つのポイント~


はじめに~会議の問題~

令和の時代に突入し、「働き方改革」を旗頭に、ますますの労働生産性向上が求められる時代になりました。

とはいえ、これまでも数々の生産性向上に向けた活動を実施してきている中で、

「これ以上何をするんだ!」

という現場の声がこだまする中ではありますが、私はまだまだその余地があると考えています。

その一つが、今回の記事のタイトルにもなっている【会議】です。

会議にはどんな問題が潜んでいるでしょうか。

会議の問題①:不毛な話ばかり!

会議

会議で良くあるのが、

「その話、今する必要ある?」
「どんどん脱線して勝手に盛り上がってませんか?」

というもの。

特にある程度の上層部やベテラン社員がいると、どんどんムダに話が膨らんでしまって、

「今日って何を決めるんだったっけ?」

という状態に陥っている場面も良く見かけます。

会議の問題②:議事録を後から書いても誰も見ない!

議事録

会議の議事録、誰が書いていますか?

「そりゃあ書いてるよ!」

という企業様でも、多くは、若手社員や、主催者の後輩社員だったりするのではないでしょうか。

「その日中に送れ!」

なんていう指示を出し、残業して完成させた議事録を送信したところ、

「ここの意味が違う」
「この言葉が抜けてる」

なんてことをあちらこちらから指摘され、修正しては『大変失礼いたしました。議事録に修正点がありました。、、、』なんていうメールとともに再送信する、そんな作業に追われている若手社員も良く見かけます。

最悪の場合、後々の会議で、

「あのときどう決めたんだっけ?」

なんて議事録を覚えていない、後から見る気がない、とぼけた意見が出ることも。

会議の問題③:上層部が踏ん反り返って雰囲気が悪い!

上司

「どうせ会議に出席しても自分に発言権ないんでしょ?」
「どうせあの人の一言で決まるんでしょ?」
「口だけ出すなんて楽でいいなぁ」

こんな若手の声を聞いたことありませんか?

上層部の声の大きい人がとにかく口だけ達者で喋りまくり、話がまとまったんだかなんだか良くわからないうちに、会議が終わっている。そして、なにがどう決まったのかわからない。同席した先輩に聞けば、

「とにかくやるってことだよ。。。」

なんて、そんなぁ!

自分が出る意味あったのかなぁ。。。

質の高い会議進行のポイント

さて、これまで見てきたような会議の問題を解決し、会議を効率良く進めるためのポイントを見ていきましょう。

Point①:会議の議事録を画面に映しながら

画面

・不毛な話に脱線
・後から見られない議事録

これらを同時に解決する方法、それが、『会議を議事録を書きながら進める』です。

議事録を書く画面を共有し、参加者が同じ議事録作成の過程を見ることで、まず話の焦点が明確になります。

そして、それが議事録だとわかっていれば、

「こう書いて」
「この言葉が抜けてる」

などの指摘もその場でなされ、全員が納得する議事録が完成するのです。

話の焦点が明確になることにより、ムダな話も少なくなり、会議もそれまでより短時間で進めることができ、後から議事録を作成する手間が省ける、まさに一石が二鳥にも三鳥にもなるのです。

Point②:議事録作成役が会議のファシリテーションも

ファシリテーション

上記で述べた議事録を各役目の人は、実は会議全体をコントロールすることができます。

例えば、

「それってこういうことですか?」
「もう一度良いですか?」
「じゃあ次に行きましょうか」

など、進行のスピードや言葉の使い方なども含めて、ファシリテーションをする役にもってこいなのです。

なぜなら、理解できなければ記述ができません。遠慮なく、理解できて記述できるまで聞きましょう。理解できていないのはその人だけでなく、周りの参加者も理解できていない可能性があるだけでなく、話している本人ですら明確に理解できていないからこそ、きれいな言葉で表現できていない可能性だってあるのです。

「この言葉、どんな意味だったんだろう?」

それを会議中にすり合わせて言語化できるなんて、これまでにないメリットだと思いませんか?

Point③:会議進行役&議事録作成役は教育層に

教育

ここまでで上げてきた内容を実行するには、それなりのスキルと理解力を必要とします。また、ベースとしての会社や事業、あるいは他部署の仕事などに関する知識も必要でしょう。

そうなると、できる人材は必然的に限られてきます。

私は、エース級の人、あるいはムードメーカーにお願いすることが良いかなと考えています。いきなり若手にやらせるには難しいですし、委縮してしまい、聞きたいことが聞けなかったりするものです。

ここで、歴史上の人物の言葉から。

『やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、ほめてやらねば、人は動かじ』
by 山本 五十六

まずは、『やって見せる』ことが大事なのです。

教育というのであれば、まずは教育をする側の人がやってみると良いでしょう。

さいごに

今回は、会議の効率化について、議事録を中心とした会議の進行のポイントに触れてきました。

この、会議の効率化については、他にも、

・そもそも会議を減らす
・会議の事前に内容の周知徹底や段取りをしっかりやる
・出席者を適切に選定する
・WEBシステムやチャットなどのリモートで行う

などの効率化の方法があります。

それらと合わせて活用してみてはいかがでしょうか。

『問題は会議室で起きてるんじゃない!現場で起きてるんだ!』

ということでもあるので、問題を直接的には解決しない会議の効率を高め、生産性向上、延いては「働き方改革」の実現をしていきましょう!




コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です