計画の質が格段にアップ!~実行できる計画立案の4つのステップ~


はじめに~計画がない?~

進まない

「全然思ったように進まないなぁ。。。」
「気合と根性が足りない!」
「あいつのあの仕事は、今どこまで進んでるんだ?」

なんてボヤキ、ありませんか?

そんなとき、問題の根本は、

『計画がないこと』

かもしれません。

今回は、仕事を進めるにあたっては必ず必要な『計画』の立案について触れていきます。

計画がない状態については、こちらの記事で紹介していますのでご覧ください
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓

まさか、計画がない!?~そんな現場になってしまう4つの病原~

 

「計画が大事!」

って言っても、

「そんなことわかってる!」
「当り前じゃないか!」

という言葉も返ってきそうですが、具体的にきちんとやったこともなければどうやって作ったら良いのかも分からない、なんて人もいるかもしれません。

また、自覚はしていなくても、上記のボヤキのようになっている方は、もしかしたらきちんとした計画立案ができていない可能性があります。

そんな人におススメする、計画立案のノウハウを紹介していきます!

計画立案の4つのステップ

ステップ

効果的な計画立案には4つのステップがあります。順番に見ていきましょう。

Step.1 作業の構造化

階層

まず、これから取り掛かる作業やその目的を構造化してみましょう。その際に必要な階層は以下の4階層です。例も交えてみていきましょう。

第一階層:命題・テーマ

その仕事により【果たすべきミッション】を言葉にします。この言葉の摺り合わせや、活動メンバーとの共有化はかなり重要なプロセスです。仕事を進めるにあたっての指針になります。面倒かもしれませんが、【敢えて言葉として書く】、ということを実行しましょう。

例)「働き方改革」を検討する

第二階層:目的(なぜその仕事を行うか)

次に、その言葉にしたミッションに近づくために必要な【課題】を言葉にします。この目的もメンバーで共通の言葉で説明できるよう共有することが重要です。

例)少子高齢化社会を踏まえて、労働生産性を高め、最少人数で最大限の成果を出すための仕事のやり方にシフトする。

第三階層:必要な活動

目的まで設定したら、その目的に必要な具体的な活動をいくつかリストアップします。

例)
・制度の構築
・システムの導入
・業務プロセス再設計
・教育プログラムの整備

第四階層:具体的作業項目

さいごに、それぞれの活動に対して必要な作業をリストアップします。ここでのポイントは、担当者が実際に手を動かす項目にすることです。抽象的な表現ではなく、具体的なタスクとして設定しましょう。

例)
・一般社員向け教育資料作成
・管理職向け外部講習のリストアップ

抜け漏れの確認

働き方改革

こうして構造化して言葉で書かれた内容をメンバー全員で眺め、抜け漏れがないかを確認します。ちなみに、この際には、“MECE”の考え方が役立ちます。「モレなくダブりなく」の思考法です。詳しくはこちら

Step.2 計画を書く & 相談

相談

さて、計画は書かなければ意味がありません!

特定に人だけが知っていてもうまく進むはずがありませんよね。また、イメージを自ら可視化することで時間軸や取り掛かる順番等の整理をしていく必要もあります。

大体いつも決まった人が計画を作ってくれている。

あるいは、

ちゃんとした計画を見たことがない。

なんて場合も。

計画は、書いたことがない人にとっては大きな壁かもしれません。

でも、そんなことを気にしていたのではいつまで経っても計画はできません。

「計画は歩いて来ない。だから自分で書くんだよ♪」

上手にきれいに書く必要なんてないんです。

まずは “とにかく書く” ことが重要です。

何もなければ話の土台もないままですからね。

ヘタでも良いじゃない!

まず書いて、そして相談したり、書かれた計画を見てみんなで議論をすれば良いのです。

見えないことには相談もへったくれもないですからね(笑)

参考にするものが何もない、どうしたらいいのかわからないという方は、「ガントチャート」や「WBS(Work Brake down Structure)」なんかを検索して参考にすると良いでしょう。

Step.3 未知か既知か

仕分け

作業を実行するにあたり、『社内に知識があるかないか』の仕分けはしておきましょう。

「これだったらメンバーの△△さんができる」
「この内容は○○部署の××さんが知っている」
「この内容はウチの社内で知っている人がいない」

こんな具合で良いです。この仕訳をメンバー間でも共有します。

このステップで重要なことは、「スピーディーに判断する」ということです。

とりわけ、“ナイものはナイ” と早く決めてあげることで、外部講習に参加する、コンサルタントに相談するなどの動きが早く取れます。

Step.4 情報共有の旗振り役

旗振り

さて、このStep.4は、計画立案のプロセスというより、常日頃行ってほしい内容になっています。どんなプロジェクトでもリーダーや監督が必要なことと同じです。

このチームの各メンバーがもっている知識ってなんだろう?
社内の他部署の仕事ってどんな仕事なんだろう?
世間のトレンドや最新ソリューションの状況ってどうなってるんだろう?

こんな情報を収集し、発信する役割が必要なのです。

とはいえ、

「そんな時間ない!」
「どんな人がその役割に適しているの?」

という声も聞かれます。でも、これははっきり言えます。

この情報共有の旗振り役、ズバリ!管理職の仕事です。

どうしても日常業務の優先順位が高くなることは理解できます。

理解できますよ(笑)

私も企業に10年企業に勤務したサラリーマンでしたから!

そういうときは、こうした情報収集・発信作業を仕事として定義しましょう!そして、決まった時間を確保するようにしましょう!

メンバーに発信する内容としては、

・1週間の振り返り
・得られた知識のドキュメント化
・講習等手で得た知識を定例会で報告
・社内情報をかみ砕いてメールで配信

程度の内容で良いです。情報を収集し、発信する。その役割を小さくても良いので実行することが重要です。



さいごに~計画は実行してこそ!~

実行

ここまで、計画立案の4つのステップを紹介してきました。

一番大事なことを忘れてはいけません。

それは、

『計画を実行すること』

です。

せっかく立てた計画も実行しなければ、まさに “絵に描いた餅”

そんなことがないよう、計画の実行や進捗共有を促すための発信も、管理職の役割です。

質良い計画を立て、進捗を把握し、確実に成果を積み上げる!

そんなサイクルを実現してください!

 




計画の質が格段にアップ!~実行できる計画立案の4つのステップ~” に対して1件のコメントがあります。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です